Kesalahan Umum pada Layanan Email

Jika pesan tidak berhasil dikirim ke penerima, pesan tersebut akan diberikan salah satu dari status berikut:

• Dibatalkan/Terlarang — jika pengiriman pesan dibatasi oleh fungsi internal GetCourse. Misalnya, pengguna diblokir, berhenti berlangganan dari kategori, atau tidak lagi memenuhi syarat untuk pengiriman.

• Kesalahan — jika pesan ditolak oleh server email. Dalam hal ini, laporan dengan deskripsi teks kesalahan akan dikirim ke akun. Dengan menganalisis kesalahan tersebut, Anda dapat memahami alasan mengapa pesan tidak berhasil dikirim.

Dalam artikel ini, kami akan membahas jenis-jenis kesalahan utama saat mengirimkan newsletter email dan rekomendasi untuk mengatasinya.

Deskripsi teks dari kesalahan yang sama mungkin berbeda tergantung pada layanan email yang mengembalikannya. Misalnya, kesalahan:

• Mailbox does not exist. We don't relay
• No such user!

Artinya alamat email pengguna tidak ada.

Dalam artikel ini, kami telah mencantumkan deskripsi kesalahan yang dikenal dan membaginya ke dalam beberapa kategori:

Kesalahan dalam Nama Alamat Email

• Kesalahan dalam nama alamat email dapat terjadi jika format alamat tidak benar atau ada kesalahan penulisan.

Kesalahan dalam Nama Domain atau Pengaturannya

• Kesalahan ini mungkin terjadi jika nama domain tidak valid atau pengaturannya tidak tepat.

Kotak Masuk Pengguna Penuh atau Diblokir

• Jika kotak masuk pengguna sudah penuh atau diblokir, pesan tidak dapat dikirim.

Masuk ke Folder Spam di Layanan Email

• Pesan yang masuk ke folder spam mungkin disebabkan oleh konten yang dianggap spam atau pengaturan pengiriman yang tidak sesuai.

Greylisting

• Greylisting adalah teknik yang digunakan oleh beberapa layanan email untuk menangguhkan email dari pengirim baru dan meminta pengirim untuk mengirim ulang pesan setelah beberapa waktu.

Kesalahan Terkait Pengaturan Email Domain yang Tidak Tepat

• Kesalahan ini mungkin terjadi jika pengaturan DNS untuk domain email, seperti SPF, DKIM, atau DMARC, tidak dikonfigurasi dengan benar.

Alamat IP Diblokir

• Jika alamat IP Anda masuk ke dalam daftar hitam, pesan yang dikirim dari IP tersebut mungkin ditolak atau dianggap sebagai spam.

Kesalahan dalam Nama Alamat Email

Contoh kesalahan:

• Mailbox does not exist. We don’t relay
• No such user!
• Unknown user
• Recipient address rejected: User unknown in local recipient table
• The email account that you tried to reach does not exist
• Sorry, no mailbox here by that name
• No mailbox by that name is currently available
• Requested action not taken: mailbox unavailable
• Message was not accepted — invalid mailbox
• Bad recipient address syntax
• Bad address mailbox syntax
• No correct recipients
• We do not relay without RFC2554 authentication

Rekomendasi:

• Cobalah menghubungi penerima menggunakan metode komunikasi alternatif untuk memverifikasi alamat email yang benar.
• Kemudian, ubah alamat email di kartu. Untuk melakukannya, klik "Otorisasi - Ubah email".

Kesalahan dalam Nama Domain atau Pengaturannya

MX lookup failed for [...]

Kesalahan ini menunjukkan adanya masalah dengan catatan MX (Mail Exchange) dari domain yang menjadi tujuan pengiriman email, atau karena suatu alasan, catatan MX tersebut tidak dapat diperiksa. Mungkin pengguna salah memasukkan alamat email saat pendaftaran. Pengiriman ulang pesan tidak akan dilakukan jika kesalahan ini terjadi.

Jika server email tidak dapat dihubungi, kesalahan berikut akan dikembalikan:

• Called MAIL FROM without being connected
• SMTP connect() failed
• RCPT TO command failed

Alasan dan Rekomendasi:

• Kesalahan Pengetikan pada Alamat Email:

  • Periksa kembali penulisan alamat email untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik.

• Pembatasan dari Domain Korporat:

  • Beberapa domain korporat mungkin memiliki pembatasan tertentu yang menghalangi pengiriman email. Coba hubungi tim IT atau administrator domain untuk mengatasi masalah ini.

• Rekomendasi Umum untuk Basis Data Alamat Email:

  • Pastikan basis data alamat email selalu diperbarui dan diverifikasi secara berkala untuk mengurangi kesalahan pengiriman.
  • Gunakan metode double opt-in untuk memastikan bahwa alamat email yang terdaftar benar dan aktif.

Harap Diperhatikan

Alamat email pengguna dianggap benar jika telah dikonfirmasi. Artinya, semakin tinggi persentase pengguna dalam basis pelanggan Anda yang telah mengonfirmasi email mereka, semakin sedikit kesalahan yang terjadi pada alamat saat mengirimkan email ke «alamat di mana izin untuk mengirimkan email telah diberikan». Dengan demikian, tingkat keteririman pesan juga akan semakin tinggi.

Kotak masuk korporat adalah kotak masuk dengan domain yang dimiliki oleh universitas, toko, perusahaan negara, dan hanya ditujukan untuk karyawan mereka. Misalnya, @perusahaan.id.

Kotak masuk korporat biasanya memiliki server email sendiri, filter spam khusus, atau pengaturan lain yang dapat memengaruhi keteririman pesan.

Hubungi pemilik domain korporat secara langsung, berikan contoh kesalahan, dan klarifikasi mengapa pesan Anda tidak diterima. Jika hanya ada sedikit pengguna dengan domain tersebut di akun Anda, solusi terbaik adalah meminta pengguna untuk memberikan alamat email alternatif di layanan yang lebih populer (gmail.com, yahoo, outlook) dan menggantinya di kartu pengguna.

Sebagai alamat email pengguna, kami merekomendasikan menggunakan layanan email yang paling populer, seperti gmail.com, yahoo, atau outlook. Ini adalah layanan email yang sangat umum dan andal dengan tingkat keteririman pesan yang tinggi.

Penting!

Untuk mengurangi risiko pengiriman email Anda masuk ke folder spam, kirimlah email ke «alamat yang telah memberikan izin untuk menerima email.» Pengguna seperti ini telah memberikan persetujuan eksplisit untuk menerima email, dan alamat mereka pasti tidak mengandung kesalahan. Oleh karena itu, penting tidak hanya untuk mengumpulkan basis data alamat email yang berkualitas tinggi, tetapi juga untuk mengonfirmasinya menggunakan surat DOI (Double Opt-In).

Kami juga tidak merekomendasikan penggunaan email sementara sebagai alamat email. Kotak masuk sementara adalah kotak masuk yang tidak memerlukan registrasi dan memungkinkan Anda menerima email yang akan dihapus setelah jangka waktu tertentu.

Sebagai aturan, email sementara memiliki sejumlah batasan. Misalnya, mereka mungkin tidak mendukung versi HTML dari email atau mungkin tidak dianggap sebagai penerima yang dapat diandalkan oleh layanan email, karena mereka tidak termasuk pengguna nyata. Oleh karena itu, mengirimkan email ke kotak masuk sementara dapat mengakibatkan penurunan reputasi pengirim dan, akibatnya, mengurangi keteririman pesan Anda.

Penting

Akses ke kotak masuk sementara dilakukan tanpa kata sandi, sehingga isinya dapat dilihat oleh pengguna manapun. Tidak disarankan untuk menggunakan email semacam itu sebagai email pengguna atau untuk karyawan (misalnya, untuk pengujian).

Rekomendasi:
Berhenti berlangganan dari email atau hapus dari basis data pengguna yang menggunakan email sementara.

Contoh kesalahan yang dikembalikan saat mengirim ke kotak masuk yang penuh:

• Kotak masuk penerima sudah tidak memiliki ruang penyimpanan.
• Akun email yang Anda coba hubungi sudah melebihi kuota.
• Pengguna sudah melebihi kuota.
• Ukuran kotak masuk sudah melebihi kapasitas.
• Batas ukuran kotak masuk sudah penuh.
• Kotak masuk penerima sudah tidak memiliki ruang penyimpanan.

Contoh pesan kesalahan saat mengirim ke email yang diblokir:

1. Email [...] dikunci karena tidak aktif selama lebih dari [...] bulan
2. Akses ke akun (pengguna) [...] dinonaktifkan
3. Email dinonaktifkan

Alasan:

Kesalahan ini berarti tidak ada ruang di kotak masuk penerima untuk menerima pesan Anda. Hal ini sering terjadi karena penerima jarang menggunakan emailnya, sehingga kotak masuknya penuh dengan email. Alamat semacam ini juga bisa berubah menjadi jebakan spam, yang dapat menyebabkan reputasi pengirim menurun secara signifikan.

Rekomendasi:

Cobalah menghubungi penerima melalui metode komunikasi lain dan beri tahu mereka tentang masalah ini. Jika Anda tidak bisa menghubungi mereka, Anda bisa berhenti mengirim email ke mereka. Disarankan juga untuk secara berkala berhenti mengirim email kepada pengguna yang tidak membaca pesan Anda.

Contoh masuk ke spam:

1. IP [...] Sistem kami telah mendeteksi tingkat pengiriman email yang tidak diinginkan yang tidak biasa dari alamat IP Anda. Untuk melindungi pengguna kami dari spam, email yang dikirim dari alamat IP Anda telah dibatasi sementara. — Kesalahan ini dikembalikan oleh layanan email Gmail jika Google mencurigai bahwa terlalu banyak email mencurigakan (spam) sedang dikirim dari alamat IP pengirim. Dalam hal ini, Google akan menerapkan batas sementara pada jumlah email yang diterima.

2. Pesan ditolak karena dicurigai SPAM.

3. Host klien [...] diblokir.

4. Diblokir oleh statistik spam.

5. 550 pesan spam dibuang/ditolak.

Alasan:

Saat mengirim pesan dari akun, kemungkinan besar rekomendasi untuk meningkatkan tingkat pengiriman tidak diikuti. Misalnya, domain pengirim tidak di warm-up dengan baik, atau pengiriman email dilakukan kepada basis pengguna yang tidak memberikan izin untuk menerimanya.

Rekomendasi:

Tergantung pada layanan email mana yang menandai email Anda sebagai spam, gunakan salah satu petunjuk berikut untuk keluar dari folder spam:

• Keluar dari folder spam Yahoo!
• Keluar dari folder spam iCloud
• Keluar dari folder spam Gmail

Contoh kesalahan:

• Greylisting sedang berlangsung, coba lagi nanti
• Greylisted, coba lagi setelah beberapa waktu
• Greylisted, coba lagi dalam 180 detik
• Maaf, layanan saat ini tidak tersedia. Coba lagi nanti
• Masalah lokal sementara — coba lagi nanti
• Coba lagi nanti

Greylisting adalah metode otomatis untuk memblokir spam. Prinsip metode ini adalah sebagai berikut: jika layanan email menemukan surat yang diterima mencurigakan, ia mungkin tidak menerimanya dan meminta Anda untuk mengirim ulang pesan tersebut nanti.

Rekomendasi:

Di platform GetCourse, permintaan semacam ini dikenali dan email akan secara otomatis dikirim ulang nantinya. Software spam biasanya tidak mencoba mengirim ulang email, sehingga pesannya tidak terkirim.

Namun, jika email kembali dengan kesalahan setelah 5 kali percobaan pengiriman ulang, sistem akan mencatat teks kesalahan tersebut dan tidak akan melakukan percobaan pengiriman ulang lagi. Dalam kasus ini, email dapat dikirim ulang secara manual setelah beberapa waktu.

• non-local sender verification failed — kesalahan ini biasanya muncul dari layanan email Gmail atau Mail.ru. Ketika kesalahan ini muncul, Anda perlu memeriksa apakah pengaturan SPF, DKIM, dan MX di zona DNS domain yang digunakan untuk pengiriman email sudah benar.
• Can't verify [...] sender. Check your DNS configuration — jika kesalahan ini terjadi, Anda perlu memeriksa apakah pengaturan SPF dan DKIM di zona DNS domain pengirim email sudah benar.
• sender domain SPF exact match mandatory for IP [...] — kesalahan ini terjadi pada catatan SPF domain pengirim email. Anda perlu memeriksa apakah catatan SPF sudah benar atau memastikan hanya ada satu catatan SPF.
• This message was not accepted due to domain [...] owner DMARC policy (RFC 7489) — pesan diblokir karena kebijakan DMARC yang ketat dari layanan email. 

• rejected because IP[...] is in a blacklist-dns at [...] — ditolak karena alamat IP[...] tercantum dalam daftar hitam DNS di [...].

• Access denied, banned sending IP [...] — akses ditolak, pengiriman dari IP [...] dilarang.

• Connection closed. IP [...] is listed in Blacklist — koneksi ditutup. IP [...] tercantum dalam daftar hitam.

• [Email] blacklisted by [...] — [Email] masuk dalam daftar hitam oleh [...].